Elektronischer Beleg-Workflow und digitale Prozesse
Nicht die Belege, die Daten der Belege marschieren!KMS-EBEV bedeutet automatisierter elektronischer Rechnungsworkflow aller Belegarten und -typen.
Ein flexibel konfigurierbares Workflowsystem steuert und regelt die Verteilung von Belegen an Mitarbeiter oder Teams, Prüfungen und Genehmigungen erfolgen kompetenzgesteuert.
KMS-EBEV verschafft einen Überblick über die in Arbeit befindlichen Aufgaben, es wird eine Beschleunigung der Bearbeitungszeiten erreicht, da Papiertransporte entfallen. Reaktionszeiten bei Rückfragen und Recherchen werden erheblich verkürzt.
Detaillierung
Ein besonderer Schwerpunkt in KMS-EBEV ist der integrierte Belegworkflow.
Mit diesem Modul wird die Belegbearbeitung vollkommen digital im Institut abgewickelt. Es können keine Papier-Belege mehr verloren gehen! Belege können aus unterschiedlichen Quellen z. B. per Scan oder per E-Mail, idealerweise im ZUGFeRD oder XRechnungs-Format, in das System gelangen.
KMS-EBEV unterstützt die Integration von Dokumentenbearbeitung ohne den Transport von Papierunterlagen. Von der Sachbearbeitung bis zur optischen Archivierung von Unterlagen in papierloser Form. KMS-EBEV ermöglicht die flexible Konfiguration aller erforderlichen Arbeitsschritte im Workflow. Dadurch wird eine Optimierung innerbetrieblicher Prozesse erreicht.
Jeder Vorgang ist vom ersten Kontakt mit dem System an in KMS-EBEV recherchierbar. Definierbare Aufgaben im System ermöglichen Prüfungen und Genehmigungen.
Somit ist Transparenz über die laufende Bearbeitung jederzeit gewährleistet. Bei jeder Aufgabe kann auf das optische Dokument zugegriffen werden und ein grafischer Stempel visualisiert die Bearbeitung in den optischen Dokumenten in übersichtlicher Form. Die bearbeiteten und erledigten Belege und Dokumente werden zur Langzeitarchivierung in das bestehende DMS-System, z.B. FCMS, bank21archiv überführt.
Aus KMS-EBEV ergibt sich weitreichender Nutzen: Für Sie, für Ihr Institut, sowie für Ihre Mitarbeiter:
- Elektronische Rechnungsabwicklung aller Belegarten und -typen
- Automatisierte Rechnungserfassung aus E-Rechnungen, wie ZUGFeRD oder X-Rechnung
- Individuelle Workflowsteuerung u. a. auch nach Belegart und -typ
- Überblick über die in Arbeit befindlichen Aufgaben
- Verkürzte Reaktionszeiten bei Rückfragen
- Konfigurierbare Benachrichtigung und Eskalationssteuerung per E-Mail
- Kosteneinsparung und Beschleunigung der Bearbeitungszeiten, da Papiertransport entfällt
- Einsparung von Archivflächen und Archivierungsausstattung
- Erfasste Daten fließen sofort in Reporting-Ergebnisse von KMS-COST ein
- Langzeitarchivierung in Ihr bestehendes DMS-System
KMS-EBEV – Nicht die Belege wandern, sondern die Daten der Belege!
